IT
IT Project Manager | D'Ieteren Auto | Braine l'Alleud

IT Project Manager | D'Ieteren Auto | Braine l'Alleud

ORGANISATIE

Ressorteert onder de Business Support Manager van de pool Marketing die rapporteert aan het Head of Organisation and Change Management.

Kan operationele leiding geven aan een team van 1 tot 10 (interne en externe) personen, zonder dat er evenwel een hiërarchische link is.

ROL

Vanuit businessstandpunt de onderhoudsfollow-up van de toepassingen van het marketingdomein coördineren, rekening houdend met de beperkingen (KPI, budget, resources, …). Een samenhang verzekeren tussen de projecten in uitvoering voor deze toepassingen en waken over een optimale communicatie tussen de verschillende interveniënten. Projecten van verschillende complexiteitniveaus beheren en hieraan bijdragen: het goede verloop van de projecten verzekeren rekening houdend met de termijnen, het budget en de scope, en een continue communicatie en efficiënte coördinatie van de actoren verzekeren om een kwalitatieve levering en een aanvaarding van de deliverables door de klanten en eindgebruikers te garanderen.

VERANTWOORDELIJKHEDEN (Kernresultaten/hoofdactiviteiten)

Analyse en deskundigheid

  • adviseert de business omtrent de definitie van de behoeften en helpt om aanvragen te formuleren met betrekking tot de toepassingen in kwestie, en kan bogen op deskundigheid voor elk van deze toepassingen (voornamelijk het platform Salesforce.com)
  • waakt erover dat alle aanvragen van de business geregistreerd, geprioriteerd en gecentraliseerd worden via de bestaande vakspecifieke comités
  • vergewist zich ervan de aanvraag en de behoeften van de klant duidelijk te begrijpen en analyseert deze (wie, waarom, bestaande oplossing, planning), controleert of ze gerechtvaardigd zijn en in overeenstemming zijn met de strategie en de doelstellingen van de Organisatie en of ze een positieve ROI hebben, en waakt erover kritisch, analytisch en creatief te zijn
  • bepaalt, samen met de business, de KPI’s voor elke aanvraag en berekent de verwachte resultaten (ROI)
  • verzekert de vereenvoudiging en de verbetering van de complexe processen met betrekking tot zijn/haar domein en documenteert deze
  • definieert de ramingen/behoeften op het vlak van het team (mandagen of capaciteit en budget) om de voorgestelde aanvragen/projecten tot een goed einde te brengen
  • verzekert een optimale communicatie met zijn/haar hiërarchie en met de partijen (intern of extern) en instanties (bv. Vakspecifieke comités, GSM, CSIT, …) die betrokken zijn bij de verschillende projecten/aanvragen
  • verzekert de laatstelijns-helpdesk (analyse van de functionele problemen, invoering van duurzame oplossingen en eventuele verzameling van de change requests via dit kanaal)
  • updatet de documentatie (bv. gebruikershandleidingen)

Complex projectbeheer, met rechtstreekse impact op de business

  • valideert, prioriteert en verdedigt elk projectdossier (coherentie/relevantie, financieel belang, toegevoegde waarde) in zijn domein
  • waarborgt het project in zijn verschillende fasen (opstarting, design, testing, implementatie, evaluatie, overdracht van het project, …)
  • houdt toezicht op de redactie en validatie van het lastenboek door zijn ondersteuning te verlenen, of stelt het lastenboek zelf op en analyseert het zelf indien nodig
  • waakt over de kwaliteit (inhoud en vorm) van de 'projectdocumenten' (lastenboek, technische analyse, functionele analyse, …) tijdens het hele verloop ervan
  • neemt deel aan de identificatie van optimale oplossingen die tegemoetkomen aan de behoeften van de business en aan zijn beperkingen (timing, budget, …), door meer bepaald het netwerk van externe partners te activeren (request for proposals)
  • waakt er tijdens de hele duur van het project over dat de scope (business requirements, lastenboek), kosten, timing in overeenstemming zijn met de gevalideerde instructies
  • rapporteert de vastgestelde moeilijkheden (gebrek aan medewerkers, blokkeringen, overlapping, samenwerkingsmoeilijkheden, technische/IT-problemen, …) en de afwijkingen inzake scope, kosten, timing aan het management en stelt oplossingen voor
  • beschrijft en documenteert de business processes die worden ontwikkeld in de loop van het project (as is en to be) in de ARIS-tool
  • verzekert de overdracht na de tenuitvoerlegging/implementatie (HAND OVER)
  • waakt, in samenwerking met de verantwoordelijken, over de aanvaarding van de nieuwe tools, procedures, software, … die geïmplementeerd worden door de gebruikers

Teammanagement, coördinatie van interne medewerkers en externe dienstverleners

  • werkt mee aan de selectie van de interne en externe medewerkers (bv. projectteam)
  • definieert de team- en individuele doelstellingen, evenals de prioriteiten van zijn/haar medewerkers
  • organiseert het werk van de projectteamleden, wijst de verschillende activiteiten toe en volgt deze op voor elk lid in het kader van de uitvoering van het project
  • controleert de kwaliteit van het werk en daagt deze uit
  • voert functionerings- of evaluatiegesprekken
  • motiveert en coacht zijn/haar medewerkers
  • verzekert de communicatie binnen het team
  • deelt ervaringen, vastgestelde moeilijkheden en gevonden oplossingen en best practices met zijn/haar collega's en communiceert hierover

Rapportering/communicatie

  • rapporteert regelmatig over de vooruitgang van de aanvragen/projecten aan de eindgebruikers/eindklanten, de Vakspecifieke Comités en zijn/haar management

KENNIS/ERVARING

  • Kennisniveau Master of gelijkwaardig door ervaring
  • Uitgebreide professionele ervaring (minstens 3 jaar)
  • Grondige kennis van de specifieke toepassingen - in staat om snel nieuwe toepassingen/technologieën aan te leren en te beheersen (bv.: Salesforce.com)
  • Kennis inzake projectbeheer
  • Kennis van de structuur en van de (werk)procedures en de operationele stromen binnen de organisatie
  • Oplossingsgericht, goede analysevaardigheden, kritische/logische ingesteldheid
  • Kennis inzake people management - sterke teamspirit
  • Communicatie, assertiviteit, standpuntinname
  • Goede kennis van het Nederlands/Frans (mondeling/schriftelijk) en kennis van het Engels (mondeling/schriftelijk)

ZELFSTANDIGHEID

  • Is zelfstandig in het analyseren van de behoeften van de business, het opstellen van de ad hoc documenten, het realiseren van zijn/haar ramingen en het opvolgen van het budget en de timing met betrekking tot projecten en het onderhoud
  • Is gebonden aan de vooropgestelde budgetten, de doelstellingen van de Groep, van de Merken en van de fabriek, en de standaarden en best practices inzake projectbeheer (PMO)
  • Doet een beroep op de verantwoordelijke in geval van overschrijding van het budget of aanzienlijke financiële gevolgen, vertraging of blokkering met betrekking tot de projecten (budgetten, planning, medewerkers)