Back-office Administration Advisor | Volkswagen D'Ieteren Finance | Louvain

Pour le département Remarketing & Supply Chain Management nous recherchons un renfort pour l'équipe Livraison.
Concrètement, cette équipe veille à la bonne organisation et au bon déroulement administratif des préparatifs jusqu'à la livraison de nos voitures d'occasion à nos clients.
Elle aide également les clients à répondre à toutes les questions relatives à l'assistance VAB.
Nos clients sont à la fois les clients qui conduisent ou achètent le véhicule et le réseau de concessionnaires D'Ieteren.

Responsabilités

• Vérification des documents officiels pour la vente d'un véhicule, préparation des mandats de police, demandes DIV, dédouanement,...
• Communication avec les clients afin de fournir les documents liés à la vente des voitures
• Préparation du planning des livraisons
• Contrôle des paiements des clients pour les livraisons (via ISABEL)
• Livraison physique des voitures enlevées par les clients : réception des transporteurs, traitement et mise en ordre des documents nécessaires (CMR, tradubel ...)
• Envoi des documents officiels aux clients du véhicule ainsi que traitement de la facturation de ces voitures et livraison aux clients
• Recherche de solutions en cas de problèmes de planning, de documents et de facturation
• Envoi de mandats et d'ordres de transport à l'agence d'experts et à l'entreprise de transport
• Recherche de solutions en cas d'échec de ces mandats ou ordres de transport
• Planification, traitement et règlement des restitutions de véhicules en fin de contrat ou de l'effacement des plaques d'immatriculation
• Assurer le suivi de toutes ces tâches afin de réduire au maximum les retards et d'assurer ainsi un service optimal à la clientèle.
• Analyser chaque semaine les chiffres pour discuter de l'évaluation de la semaine écoulée
• Veiller à ce qu'une voiture soit prête à être vendue et livrée le plus rapidement possible afin de minimiser l'écart entre le stock opérationnel et le stock financier.
• Réfléchir en permanence à l'amélioration des systèmes, des automatismes et des procédures, ... afin de fournir un service optimal.

Profil :

• Très bonne connaissance du néerlandais ou du français, avec une bonne connaissance de l'autre langue nationale - vous êtes parfaitement bilingue (néerlandais et français). La connaissance d'une troisième langue est un plus, par exemple l'anglais ou l'allemand.
• Vous vous efforcez d'obtenir une satisfaction maximale de vos clients - la convivialité est donc de rigueur : vous avez des contacts physiques et téléphoniques avec nos clients.
• Vous avez l'esprit d'équipe : vous travaillez en étroite collaboration avec tous les services avec lesquels vous êtes en contact et vous aimez travailler en groupe. Vous développez une relation de confiance avec eux
• Précision et attitude commerciale
• Sens de l'organisation et de l'administration
• Orienté(e) vers les solutions et indépendant(e), avec une attitude d'anticipation
• Personnalité dynamique
• Maîtrise de MS Office et connaissances informatiques générales
• Une affinité avec le secteur automobile est un atout.
  

Offre :

Il s'agit d'une excellente opportunité de rejoindre Volkswagen D'Ieteren Finance : une organisation fiable, stable et performante. Une organisation interne remarquable.
Vous ferez partie d'une équipe jeune et spontanée, avec une direction ouverte qui valorise la participation. Vous pouvez compter sur un salaire approprié et une série d'avantages extralégaux.